Herramienta: Lienzo de la Cooperación para aprender a pensar en equipo

La mayoría de los grandes logros que conocemos son trabajos de equipo. El 99,9% de lo que se crea es el resultado de la resolución de problemas en grupo. No resulta difícil que las personas descubran ideas, lo complejo es saber cómo construir y desarrollar esas ideas abarcando los pensamientos parciales individuales que se dan cita en un grupo.

Este artículo comparte una herramienta de trabajo y creatividad colaborativa, el Lienzo de la Cooperación, que permite sustituir el proceso habitual de negociación por el de la co-creación, que genera consenso e identidad de equipo.

Es un hecho que, en muchos casos, ni el entorno ni las personas están preparados para participar en un proyecto de cooperación creativa. Y en estas situaciones, el trabajo no será todo lo eficaz que podría, con lo cual se inclinara hacia uno o más procesos autocráticos, reuniones aburridas, falsos brainstormings, etc. Las personas volverán a su «torre de marfil» para trabajar solas, pero todos sabemos que así las cosas no funcionan. En el mejor de los casos, habrá que volver a la mesa de la negociación, que es una forma de disputa o lucha que produce un sentimiento de frustración, sinónimo de una situación perder-perder.

La creatividad es un estado mental para la persona, una cultura para la organización. En todo proyecto, decisión a decisión, cualquiera que sea el nivel, y en cada paso, tenemos que disfrutar cualquier asomo de conflicto como origen de la co-creación. La herramienta del lienzo de la cooperación que proponemos en este artículo permite sustituir la negociación por la co-creación:

-La Negociación se basa en la competición, para lograr un compromiso y se traduce en perder-perder.

-La Co-Creación se basa en la colaboración para lograr el consenso que se traduce en ganar-ganar.

El Lienzo de la Cooperación ayuda a construir un equipo y desarrollar una infraestructura en la que este equipo pueda colaborar y co-crear. Porque realizar la visión requiere mucho más que sencillamente «hacerlo juntos» o pensar fuera de la caja (out of the box), y por eso ofrecemos a los facilitadores un conjunto de preguntas relacionadas con la capacidad del equipo, y su entorno, para colaborar creativamente. Les ayudará a evaluar lo que es bueno o lo que hay que resolver para reemplazar el proceso negociador -siempre algo frustrante- por un proceso vivo de co-creación. Eso sí, este instrumento presenta nada más que un conjunto de preguntas y no respuestas; cada equipo tendrá que buscar las suyas. Sin embargo, sí proporcionamos consejos e ideas.

¿Cómo utilizar el Lienzo de la Cooperación?

Cada recuadro del lienzo refleja un aspecto de los que influyen en las probabilidades de éxito del trabajo en equipo. Se espera que cada recuadro proporcione un espacio para una reflexión con la que se llegue a acuerdos/con conclusiones sobre un aspecto de la colaboración. Cuando se trabaje en cada uno de ellos, se podrá evaluar la situación y descubrir aspectos que habrá que abordar para mejorar esa situación.

En cada recuadro aparece un pequeño texto con la intención de ayudar a imaginar el tipo de preguntas relevantes; pero podrían haber muchas más. Pasamos a presentar la herramienta que puedes descargarte en este enlace: LIENZO COOPERACIÓN

1.-Lado Izquierdo del Lienzo: La persona cooperadora creativa

En la creatividad colaboradora el problema no es tanto que las personas encuentren ideas como que escuchen y construyan sobre las ideas parciales de todos. Lo que se espera de los miembros del equipo no es necesariamente lo que podríamos pensar. En especial, está muy lejos de la verdad que las personas que consideramos individualmente como creativas lo sean en entornos grupales. Describimos a continuación el miembro perfecto de un equipo. Cierto que será imposible, o casi, que esta persona exista realmente y tendremos que construir el equipo con los que sean suficientemente buenos. La buena noticia es que podemos entrenarnos para mejorar independientemente de cuál sea su personalidad.

Factor Pericia

¿Qué pericia se necesita para el proyecto?;¿cómo nos aseguramos de que existe o está disponible?

Por supuesto que necesitamos pericia, experiencia sobre el tema que estemos abordando. Para ser creativos, los equipos necesita un conocimiento sólido. La creación se fundamenta sobre todo en las re-combinaciones y en la re-utilización, lo que significa que hay que saber lo que ha servido/funcionado anteriormente, lo que ha fracasado, y por qué. Esta es la asignatura “asignatura”: pericia/ experiencia y nada importante se puede lograr sin ella. En una pregunta: ¿saben los miembros del equipo de qué están hablando?.

Factor Motivación intrínseca.

¿Cómo nos aseguramos de que las personas del proyecto están intrínsecamente motivadas?

Muchos estudios prueban que la motivación intrínseca, la que proviene de nuestro interior y no de una recompensa externa, es uno de los facilitadores esenciales de la creatividad. Los equipos de creación requieren muchos esfuerzos y, a veces, los resultados son frustrantes; por lo tanto, se necesitan personas enamoradas de su trabajo.

Factor 3: Ego Fuerte, Vanidad Baja.

¿Cómo incentivamos a los miembros del equipo para que equilibren su ego fuerte con una baja vanidad?

Los miembros del equipo necesitan un ego fuerte para tener el atrevimiento suficiente para sugerir ideas tal como llegan a sus mentes, incluso las que parecen disparatadas. Muchas veces, el problema no es tener una idea sino atreverse a verbalizarla. Tenemos que reconocer que, para muchas personas, esto no es siempre fácil.

Factor 4:Aprendiz, abierto, curioso

¿Cómo promovemos la curiosidad y la apertura mental en el espíritu de los miembros del grupo?

Los miembros del equipo han de actuar como aprendices que reflexionan sobre su propio conocimiento, confrontándolo con conocimiento externo Nuevo y conversando y debatiendo con colegas.

Han de tener el deseo de aprender; de hecho, aprender es un acto creativo fundamental. Necesitamos personas abiertas a la sorpresa y dispuestas a cambiar sus mentes durante su aprendizaje con colegas.

5. Factor 5 : Comunicador

¿Cómo nos aseguramos de que los miembros del equipo tienen la capacidad de escuchar bien y de expresarse con claridad?

Necesariamente, la colaboración se basa en el intercambio de información y por lo tanto la comunicación es un requisito esencial. Sin embargo, esto no significa que sea fácil. Por ejemplo, escuchar es una de las habilidades más escasas sobre todo en personas con cierto nivel de formación como las que forman parte de nuestros equipos. La empatía y la capacidad de hacerse entender en un entorno interdisciplinario tampoco abundan y , para la mayoría de nosotros, difíciles de dominar.

Factor 6 Interdependencia, Autonomía

¿Cómo estimulamos a los miembros del equipo a que se fíen los unos de los otros al tiempo que navegan solos cuando es necesario?

Necesitamos personas que tengan un buen equilibrio entre (i) interdependencia,, acción colectiva y la capacidad de conectar, por una parte; y, por la otra; (ii) individualismo, autonomía, capacidad para tomar iniciativas.

Factor 7: Confiador confiable

¿Cómo nos aseguramos de que los miembros del equipo puedan confiar en sus colegas y ganar la confianza de ellos?

Ya nos hemos referido a la confianza en uno mismo en el Factor “ Ego fuerte, Vanidad baja”; por supuesto, tiene que estar complementado por la capacidad personal de confiar en los demás. De hecho, si queremos que los miembros del equipo confien entre ellos ( interdependencia) necesitamos la capacidad de confiar en los demás. Identificamos tres tipos de problemas:

Personas a quienes es difícil en general confiar en los demás
Personas que no parecen de fiar
No se recompensa la confianza como valor grupal

Factor 8: Líder Seguidor

¿Cómo nos aseguramos de que los miembros del equipo tienen la capacidad de cambiar rápidamente de líder a seguidor y viceversa?

En equipos que auténticamente desean explotar la creatividad creadora, la posición del líder no se basa en cuestiones jerárquicas. Cómo desarrollamos más adelante en el factor “Responsabilidad distribuida”, todos tienen que asumir su papel en lo que anteriormente era coto exclusivo de la dirección. De hecho, en estos entornos el liderazgo no es estable, es decir, la capacidad para indicar direcciones a seguir puede cambiar en segundos dependiendo de quién es la persona más adecuada para liderar en ese momento. Cuando hablamos de cuestiones técnicas, debe liderar un técnico; si de lo que se trata es del uso o de la usabilidad, debe liderar un usuario o su representante, etc.

2.-Lado derecho del lienzo: El equipo colaboradoramente creativo

Independientemente de las personas que formen parte del equipo, éste necesita ingredientes concretos para tener la oportunidad de colaborar eficazmente. Entre ellos, aspectos organizativos, metodológicos y culturales. Los describimos a continuación.

Factor 9: Objetivo compartido

¿Cuál es el objetivo general que hemos acordado?; ¿cómo nos aseguramos de que está alineado con los objetivos individuales de todos los miembros del grupo?

Para que un equipo pueda actuar cohesivamente, ha de tener una visión común de lo que quiere lograr como grupo: el objetivo del equipo. Esto suele llevarnos a la razón de ser del grupo. No hay equipo sin objetivo común.

Factor 10: Responsabilidad distribuida

¿Cómo está configurada la estructura de poder en el grupo?;¿cómo nos aseguramos de que todos se sienten responsables del logro colectivo?

Los equipos colaboradores creativos resuelven problemas complejos que una sola persona no puede abordar sola. En estos contextos, es contra productivo que los directivos intenten liderar el proceso con demasiada firmeza. Cada miembro ha de sentirse responsable del resultado final.

Factor11: Recursos

¿Cómo gestionamos los recursos para ser creativos?

Para que se produzca la colaboración han de existir inversiones en tiempo. Sin embargo, existe un equilibrio delicado entre tiempo insuficiente ( que impide la incubación, exploración y conversación) y demasiado tiempo ( que puede afectar a la focalización y al sentimiento de reto, y ambos son necesarios para una motivación eficaz.

Factor 12 : Planificación:

¿Cuánto duran los ciclos de desarrollo?; ¿cómo están estructurados?

Los equipos creativos son impredecibles y los directivos quieren saber lo que podrán lograr. En consecuencia, los procesos creativos colaboradores se planifican mejor de forma ágil, con relativamente pocas iteraciones.

Factor 13: Confianza, Seguridad, Empatía

¿Cómo creamos una atmósfera en la que las personas no se teman sino que se ayuden mutuamente?

Una atmósfera de confianza es la pre-condición para compartir ideas y para tener la sensación de seguridad. ¿Cómo crearemos los entornos físico y psicológico de confianza, seguridad y empatía?.

Factor Libertad, Tolerancia, Apertura

¿Cómo creamos una atmósfera en la que los miembros del equipo acepten con normalidad las ideas “extravagantes” de los demás?

Es esencial crear una atmósfera grupal no juzgadora. Esto permite que los miembros se atrevan a arriesgarse con ideas y opiniones nuevas. El equipo necesita ser tolerante a la diversidad de opiniones y a los conflictos en el grupo.

Factor15: Diversión, Reto, Fluidez

¿Cómo creamos una atmósfera disfrutable y retadora para que los miembros del equipo “jueguen” en el límite de sus capacidades?.

Jugar es bueno para la creatividad. Lo cual no significa que el equipo ha de estar disfrutando continuamente en las sesiones creativas. El término “fluidez” es quizá más apropiado: describe un estado de consciencia elevado que se produce cuando el cuerpo o la mente de una persona se tensiona al límite en un esfuerzo voluntario para lograr algo difícil o valioso..

Factor 16: Diversidad:

¿Cómo equilibramos la diversidad que produce riqueza con la homogeneidad para lograr consensos?

Los equipos deberían tener la suficiente heterogeneidad para aportar un abanico de conocimiento, ideas y enfoques para la resolución de problemas; y ser lo suficientemente coherentes para que las personas puedan entenderse entre ellas.

Factor 17: Interacción y creatividad y técnicas.

¿Qué técnicas concretas piensa utilizar para facilitar los esfuerzos creativos del grupo?

Existen diversos métodos y procesos para apoyar la creatividad en los equipos, juegos, o métodos que ayudan a generar y seleccionar ideas.

Factor 18: Perfil de Riesgo

¿Cómo minimizaremos el impacto del fracaso?

A nadie le agrada fracasar. La creatividad aumenta las probabilidades de fracaso y por ello los directivos harán bien en tratar de que el impacto sea lo más bajo posible.