En otro post te hablaba de las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo. Una de ellas es identificar y controlar a los ladrones de nuestro tiempo. Si eres de los que te quejas de que no tienes tiempo suficiente, de que los demás te quitan el tiempo. Si vives con la sensación de no llegar a tiempo, de no poder con todo lo que tienes que hacer, si no puedes desconectar de tu trabajo o si trabajas más de 8 horas diarias y sientes que los resultados no son acordes al esfuerzo es bastante probable que estés bajo el influjo de uno o varios ladrones del tiempo.

Son estímulos, internos y externos, que secuestran nuestro tiempo porque atrapan nuestra atención, nos sacan de la tarea que estamos realizando para lograr nuestros objetivos y nos llevan por un laberinto inacabable de acciones inconscientes, que no son prioritarias ni importantes, más bien, muchas veces, intrascendentes y nos alejan de nuestra meta. Los ladrones del tiempo  secuestran el vuelo que nos llevaba a nuestra meta, cogen el mando del piloto automático y nos dejan sin control sobre nuestras acciones y nuestro tiempo.

Hay muchos ladrones del tiempo, algunos de ellos son internos, tiene su origen dentro de nosotros (cronófobos internos) y otros son externos, se originan fuera de nosotros (cronófobos externos), aunque la actitud que tenemos hacia ellos es algo que siempre está en nuestro interior. Comparto lo que para mi son los 9 más importantes y que nos acechan hoy en día:

A/ CRONÓFOBOS INTERNOS
– Tráfico mental
– Indisciplina que dar lugar a la improvisación
– No saber decir que NO

B/ CRONÓFOBOS EXTERNOS
– Interrupciones
– Llamadas, mails
– Desorden
– Redes sociales, internet
–  Viajes, desplazamientos y esperas
– Reuniones innecesarias, incontroladas, improductivas

Nuestra misión diaria es controlarlos  y para ello tendremos que realizar 3 acciones:

1.- Identificar: ¿Qué ladrón o ladrones me asaltan con más frecuencia, de dónde vienen, cuándo aparecen, cómo aparecen?

Realiza un registro durante 15-21 días para identificar que ladrones se repiten más en tu vida, dando respuesta a las preguntas anteriores.

2.- Comprender: Tomar consciencia de cómo me afectan esos ladrones que he identificado, en qué me influyen y por qué.

Por ejemplo, si mi ladrón es el tráfico mental me puede estar afectando al sueño o a la concentración. Puede ser que descubra que pierdo más de 10 horas a la semana rumiando recordatorios en mi cabeza que me distraen de hacer las tareas importantes. Y puede que me de cuenta, por primera vez, que mi tráfico mental se debe a una sensación de inseguridad, a una necesidad de control excesiva o a un sentimiento de culpabilización constante.

3.- Contener: Establecer un programa de contención para prevenirlos y ahuyentarlos.

Hace ya más de 12 años tube un proceso de mentoring con una persona que trabajaba en una consultoría y quería mejorar su gestión del tiempo. Uno de sus principales ladrones era su diálogo interior cada vez que cometía un fallo o error, por insignificante que fuera. Llego a darse cuenta que le consumía más de 15 horas a la semana. Cuando le pregunté ¿Qué podrías hacer, que no estas haciendo y deseas, si tuvieras esas 15 horas para ti en lugar de perderlas en tu diálogo interior culpabilizador? Se hizo un silencio, rompió a llorar y tras el desahogo comenzó a decir todas las cosas que quería hacer y no podía debido a las 15 horas de trabajo semanal extra que hacía para compensar la pérdida de tiempo que le ocasionaba su tráfico mental y le impedía cumplir con su trabajo a tiempo. Por ello, en este post quiero centrarme en los ladrones del tiempo internos y en las estrategias a utilizar para atraparlos y mantenerlos bajo control.

1.- Tráfico Mental

¿Te encuentras a menudo en tu cabeza cosas como éstas?:“ Tengo que hacer…..”, “Tengo que acordarme de …..”, “Mañana tengo que….” “Que no se me olvide que….” ¿Qué era lo que tenía que recordar para mañana?

¿De repente te asaltan dudas sobre si se te ha olvidado algo importante, o recuerdas súbitamente que tenias que hacer algo y se te ha olvidado? ¿Estas en casa o en tus ratos de ocio y descanso recordando cosas que tienes que hacer del trabajo, o viceversa?

Si este es tu caso estás bajo la influencia del tráfico mental, ese rum, rum que se aloja en nuestras cabezas y no nos deja en todo el día.  El tráfico mental supone un esfuerzo mental permanente para recordar tareas, citas, obligaciones, etc., que ocupa nuestra actividad cerebral y, por tanto, nuestro tiempo. Consumen una energía cerebral que podríamos liberar para otras tareas más importantes y estimulantes, si lo que necesitamos recordar está registrado en un soporte externo y tenemos una dinámica de gestión del tiempo que incluya un sistema de registro integrado (calendario de citas, lista de tareas, contactos, archivó información/documentación).

Todo lo que sacamos de nuestra cabeza a un soporte de registro externo disminuye nuestro nivel de tráfico mental, libera espacio en nuestra mente, libera tiempo y nos aporta una mayor seguridad y sensación de control. ¡No recuerdes, registra! Evitarás el tráfico mental.

2.- La indisciplina

¿Cada uno de tus días es una improvisación constante? ¿Cambias con frecuencia lo que tenías programado hacer? ¿Te encuentras saltando de una tarea a otra?

La gestión del tiempo es un hábito y exige disciplina. Funcionar con una serie de rutinas periódicas, que nos liberan la mente de pensar que hacer en cada momento o recordar lo que tenía que hacer, nos permite vivir con la sensación de ser soberanos de nuestro tiempo. Las rutinas periódicas que considero claves para evitar la indisciplina son:

– Prioriza: Primero siempre lo importante, es decir, las actividades y tareas de nivel 1 Que son las que nos acercan a nuestra meta.

– Identificar y agendar las tareas clave, que son las relacionadas con los 3-4 objetivos a lograr en el día, no quieras abarcar más porque no es posible. Gran parte del malestar con nuestra gestión del tiempo deriva de un exceso de expectativas y una visión no realista del tiempo que lleva hacer cada cosa.

-Sitúa esas tareas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.

-No permitas que ninguna otra tarea, actividad o interrupción la relegue, dificulte o entorpezca.

-Acométela con una actitud positiva, con concentración y deleite.

– Identificar las Tareas Repetitivas (Devolver llamadas, Chequear el Email, leer documentos, trabajo administrativo, archivo de documentos,).

Son esas actividades que hacemos y repetimos sistemáticamente todos los días porque forman parte de nuestra actividad y son necesarias. Reflexiona sobre cuáles son las tuyas, cómo se repiten (diariamente, semanalmente, cuánto tiempo en total ocupan) y asignales un tiempo diario y acotado en tu agenda para realizarlas todas a la vez.

– Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde no necesitas estar al 100% concentrado
– Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción, lo que supone hacerlas cuando te apetece, te cuadre, te aburres, etc.
– Asignales un tiempo al día o a la semana, que sea el estrictamente necesario y te permita mantenerlas a raya y cumplir con ellas.

Por ejemplo, establece que de lunes a viernes vas a chequear el mail y contestar correos solo 3 veces al día durante media hora: a primera hora del día, a la mitad de mi jornada y al final de la jornada.

– Crea y ten a mano una lista de tareas pendientes diaria y semanal

Vete anotando en esa lista las que vayan surgiendo en el día a día, y al final de la jornada revisa la lista y organiza cuando vas a realizar cada una en los próximos días según su importancia o urgencia.

– Reflexión antes de acción:

– Planifica el día antes: Dedica unos 15 minutos al final del día para revisar lo que ha quedado sin hacer, la lista de tareas pendientes, para determinar cuales serán las que tienes que realizar al día siguiente y agendalas, dales su lugar en tu día, en tu vida, en tu tiempo.

– Revisa la agenda al empezar el día: Al comenzar cada joranda vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastarán para cerciorarte que el “mapa” está bien trazado y que es momento de ponerse en marcha.

5.- No procrastinar. En este post puedes encontrar 7 estrategias para acabar con la procrastinación.

6.- No saber decir NO, la trampa de la actividad. 

Nos pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o “apagando fuegos”. Diciendo SI por miedo a lo que dirán si decimos No, o sintiéndonos culpables por decir NO o por «No hacer», «No responder»…

La trampa de la actividad antepone la ejecución al objetivo, “el hacer» al «para qué hacer”. La actividad es necesaria, pero será valiosa o inútil según sea su contribución a logro de nuestros objetivos o las cosas que realmente nos importan en la vida.

Para no caer en esta trampa tienes 3 caminos que recorrer:

• Párate a reflexionar y pregúntate ¿Por qué digo SI cuando quiero decir NO? y ¿Cómo me siento cuando digo NO?
• Bucea en tu interior para localizar cuales son los Impulsores de tu personalidad, porque en ellos encontrarás muchas de las respuestas a las preguntas anteriores y, además, te darán pistas de como empezar a cambiar.
• Trabaja tu asertividad para aprender a decir NO sin experimentar malestar. En este post tienes varios consejos para hacerlo.

Recuerda que siempre que le estás diciendo a algo que SI a la par le estás diciendo a algo que NO, aquello que no podrás hacer porque ya has comprometido tu tiempo con la tarea a la que has dicho SI.  Piensa en que es más importante, a dónde te lleva cada cosa y en quién te convierte.

Te deseo suerte en tu primera misión de atrapar a tus ladrones del tiempo internos. Me encantará saber cómo te manejas con ellos, tus resultados, logros y dificultades.

Autora: María Luisa de Miguel

Directora Escuela de Mentoring.