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Atrapa a tus ladrones del tiempo externos: Las interrupciones

Continuamos a la caza de los ladrones del tiempo, esos que nos roban nuestra energía, realización y bienestar. Esos personajes misteriosos que aparecen y desaparecen sin darnos cuentan y son una de las principales causas por las que no gestionamos bien el tiempo. En este post te voy a hablar de varios ladrones del tiempo externos: interrupciones, correo electrónico y teléfono. Acompáñame a conocerlos e idear estrategias para mantenerlos a raya.

1.-Las interrupciones

Las interrupciones son esa llamada que atendemos cuando estamos trabajando en otra cosa, ese whatsapp o e-mail que enviamos o respondemos cuanto estamos inmersos en una tarea, ese compañero de trabajo que irrumpe en nuestra oficina para hacernos un comentario o pedirnos algo cuando estamos trabajando en una tarea importante, ese inocente buceado por internet para enviar un tweet, ver que pasa por Facebook o Linkedin.

Cada mínima interrupción supone una perdida de hasta 10 minutos de tiempo: el necesario para volver a concentrarte en la tarea que estabas realizando. Empieza a multiplicar esos 10 minutos por todas las interrupciones que no gestionas bien a lo largo del día, seguro que te encuentras con más de 10 horas a la semana tiradas a la basura.

Las interrupciones rompen nuestro ritmo de trabajo, nos hacen perder la concentración, distraen nuestra atención, nos hacen perder tiempo, retrasan nuestro trabajo, nos consumen energía y nos acaban generando estrés y ansiedad porque, debido a ellas, no logramos cumplir nuestros objetivos.

«No puedes hacer desaparecer las interrupciones de tu vida pero si está bajo tu control y responsabilidad como gestionarlas.»

Algunas estrategias para manejar las interrupciones:

– Comunica tus rutinas: haz saber a tus clientes, colaboradores y personas con las que interactúas tus horarios de trabajo, momentos en los que no puedes atender llamadas, etc. No te voy a asegurar que los respeten pero en tu mano está hacérselos respetar asertivamente. Si les dices a tus clientes que antes de las 10 no estas localizable porque tienes una reunión con tu personal a primera hora todos los días o porque aprovechas la primera hora para hacer gestiones en la calle, cuando te llamen entre las 9 y las 10 no atiendas el teléfono (es tu hora sin llamadas) y luego devuelves la llamada en el tiempo que tiñes establecido para ello en el día y vuelves a comunicar tu rutina para ir creando conciencia.

– Aprende a decir NO asertivamente, especialmente cuando te piden cosas para atender en el acto y estas inmerso en una tarea. «Si no te importa en cuanto termine este trabajo te llamo o te busco y me comentas lo que necesitas para ayudarte.»

– Las horas silenciosas. Establece horas sin llamadas, sin mail, sin disponibilidad para otros. Todos necesitamos uno o varios espacios temporales al día para estar desconectados del exterior y conectados a nuestras metas. Este tiempo es fundamental para planificar agenda, para resolver temas difíciles o cuando necesitamos concentrarnos en una tarea importante. Cuando lo hagas deja espacio también para contestar cuando termines tu hora silenciosa, esto aporta confianza a los demás pues trasladas el mensaje de que siempre respondes en el día o al día siguiente.

– Localiza las interruptores frecuentes. Haz una lista con las 15 interrupciones más comunes y puntúalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. Anticipa su forma de gestionarlas.

– Preparación consciente e intencional antes de empezar una tarea: focalízate en tu objetivo, recuerda que interrupciones te van a acechar y como las vas a combatir. Ponerlo por escrito y tenerlo delante puede ayudarte mucho a no dispersarte.

– Lista de tareas diarias y semanales. Cada interrupción suele ser una demanda de nueva tarea, que a veces nos abalanzamos a atender dejando lo que estamos haciendo. Cuando llegue aíslala, trasladándola a una caja de tareas para revisar en el día o en la semana. Reserva intervalos de 15 minutos entre tareas para revisar estas listas y asignarles a las tareas que hay en ellas su lugar en tu agenda.

Cuando la interrupción es un imprevisto o una situación de crisis también tenemos opciones para saber manejarlas:

a) Aplica la Regla 70/30: Planifica solo el 70% de tu tiempo diario de trabajo y deja el 30% sin planificar, para dar cabida a los imprevistos y crisis que surgen en el día a día y no se pueden aplazar. Si no surge ninguna tendrás tiempo disponible extra para ejecutar tareas que estaban previstas otro día, para hacer esas cosas que nunca tienes tiempo a hacer y te apetece, o esas otras que te estorban y quieres quitarte de encima para no pensar en ellas.

b) Plan de crisis: Ten siempre un esquema de funcionamiento para los imprevistos y las crisis. Cuando surja un imprevisto o una crisis, lo primero céntrate en su origen (de quién viene, como llega y cuales son las causas) , pregunta y obtén información para valorar si realmente es algo URGENTE o MPORTANTE y requiere una respuesta inmediata o se puede aplazar, dale una solución en base a esa valoración (resolver-delegar-agendar). Utiliza la lista de tareas diarias o semanales como paso previo a agendar.

Manéjalas con calma, transmitiendo seguridad y confianza. Reservare un espacio y tiempo (5-10 minutos) a solas para pensar tranquilamente, tomar el control de la situación y no dejarte llevar por el momento.

2.- El teléfono y el correo electrónico

El teléfono y el email son, probablemente, dos de las fuentes de interrupciones más habituales y más constantes en el día a día de cualquier persona. Se nos olvida que ambos son nuestros aliados, no nuestros enemigos, están a nuestro servicio y no nosotros al servicio de ellos. No hay que contestar todas las llamadas y todos los correos electrónicos cuando llegan, debemos recuperar el control y decidir cuando hacerlo, cómo y para qué.

Algunos trucos para gestionar mejor el uso del teléfono:

1.- Utilizar filtros ( secretarias/os, contestadores, llamadas perdidas) para contestarlas en el momento asignado en tu agenda del día.

2.- Agrupa la realización de llamadas en una o dos franjas del día que sea la más adecuada para ti y que no exceda de 1 hora (salvo que tu trabajo consista precisamente en atender y gestionar llamadas) para realizarlas todas a la vez y evitar luego interrupciones.

3.- Establecer horas silenciosas en las que no se atienden ni realizan llamadas que coincidirán con tus horas asignadas para las tareas importantes. Apaga el movil o déjalo en silencio.

4.- Si puedes sustituir la llamada por un e-mail hazlo, te ahorras tiempo y mantendrás el control

5.- Cuando vayas a hacer una llamada, dale un propósito y un fin claro. ¿Qué quiero conseguir con esta llamada? y no te desfocalices del objetivo, evitará que te vayas por las ramas y que una llamada de 15 minutos se convierta en 45. ¿Cuántas de éstas tienes al día?

6.- Establece horarios para que te llamen.

7.- Si te surgen llamadas a realizar relacionadas con la tarea que están haciendo, anotadas y hazlas al finalizar la tarea.

Mantener a raya al correo electrónico:

1º.- Elimina las notificaciones de entradas de correo y no tengas abierta tu bandeja
 de correo. Consúltalo sólo en las franjas horarias asignadas para ello en tu agenda.

2º .- Crea carpetas para su gestión (mails a contestar en el día, en la semana, para leer sin prisa, etc.)

3º.- Establece varios time boxing (cajas del tiempo en tu agenda) al día (en función del número de mails a gestionar) para revisarlos y contestarlos

4º.- Mantén limpia y al día tu bandeja de entrada y apóyate en el sistema de carpetas

La gestión del tiempo, además de consciencia, responsabilidad y acción, es una cuestión de rutinas, estrategias y pequeños trucos. Todos los que aquí comparto contigo son fruto de mi propia experiencia personal, es lo que aplico en mi día a día para poder lograr los objetivos que me propongo. Por eso se que funcionan, además  los he trabajado con otras personas en procesos de Coaching y Mentoring. ¿Te ánimas a probarlos? Espero tus comentarios.

Autora: María Luisa de Miguel

Directora Escuela de Mentoring.

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Explora tus fuentes de poder para fluir en la vida

La felicidad no es algo que sucede, no depende de los acontecimientos externos, es una condición vital que cada persona debe preparar, cultivar y defender individualmente» Mihály Csiksgentmihalyi.

Cuando somos felices nos sentimos bien con nuestra vida, nos sentimos plenos, involucrados, satisfechos, disfrutando, sin pensar en el pasado o el futuro, sin dedicar tiempo a lo que tengo o no tengo, a lo que me falta o no me falta, con energía. Fluimos con la vida, con las experiencias diarias que nos regala. Captamos el sentido de la vida y apreciamos el sentido de nuestra vida.

Como cada año he tenido la oportunidad de acompañar a muchas personas a lograr sus objetivos a través de procesos de mentoring. Unas llegan con un objetivo profesional bien definido, otras buscan saber qué les pasa, buscan algo que les falta y no saben qué es, qué nombre ponerle. Por el camino van definiendo su objetivo y dando los pasos para lograrlo, pero lo más importante de todo es que termina el proceso aprendiendo a fluir con su vida.

Todos estos años dedicada al mentoring y a acompañar a personas para que logren sus metas, me han enseñado que el objetivo último es siempre el mismo, aunque una gran mayoría lo ha olvidado. El objetivo es vivir la vida que queremos y como queremos. Es hacer realidad nuestro mundo ideal en el mundo real. Y es curioso que, en todos los procesos que he acompañado, se repita siempre al finalizarlos el mismo mensaje, con distintas palabras pero igual significado: «es que ahora hago las cosas a mi manera» «ahora siento que mi vida me pertenece» «he aprendido a llevar la vida que me hace feliz y es más fácil de lo que pensaba»…….

Muchos de ellos se sorprenden cuando al inicio del proceso, una vez nos vamos conociendo y comparten conmigo sus inquietudes y objetivos, les hago siempre la misma pregunta ¿Cómo quieres que sea tu vida? ¿Qué cosas quieres en tu vida y cuales no? ¿Qué cosas te gustan, con que disfrutas, que no quieres hacer, que te desgasta? Soy consciente que son preguntas que dejan en blanco a muchas personas, desconcierta e, incluso, bloquean, así que les invito a realizar un trabajo de retrospección vital, y les pido que realicen una autobiografía por etapas desde los 0 años hasta la actualidad, describiendo en cada una de ellas «Qué hacían» ¿Con qué soñaban? ¿Qué era verdaderamente importante para ellos?

Muchos regresan a la siguiente sesión un poco escépticos, comentándome que han escrito poco, que no le encuentran sentido a lo que han recordado, que no ven nada especial. Yo les dejo, les pido que me cuenten lo que han escrito, voy cogiendo notas e identificando en el relato las 3 fuentes de poder que nos hacen fluir en la vida: valores, anhelos y las mejores experiencias
 

Se trata de una herramienta basada en la indagación apreciativa que identifica patrones de flujo vital, que han estado presentes en diferentes momentos de nuestra historia personal,  que son la fuente de energía y poder que necesitamos para crear y diseñar la vida que nos hace felices. A través de las preguntas les hago tomar consciencia de los patrones que se repiten, tanto los que les hacen fluir como los que no, en las distintas etapas de su vida. De esta forma, se dan cuenta de que sí han disfrutado de momentos de flujo y felicidad en su vida y así descubren cuáles son los ingredientes necesarios para poder volver a experimentarlos. Ahora solo queda diseñar el plan de acción para ir incorporándolos poco a poco en el presente e ir desalojando de su vida otros, que no  les aportan y les restan energía y vitalidad.

La claridad con la que suelen marchar tras esta sesión es algo que merece la pena experimentar. Es una vivencia emocional tan fuerte que queda grabada en la memoria, y aunque en el día a día cueste romper con los patrones ya adquiridos, la fuerza de esta imagen y esta experiencia es tan potente, que se convierte en una fuente de fortaleza, energía y motivación para afrontar con éxito todo el proceso de transformación.

Todos tenemos sueños y deseos sin realizar (anhelos), que nos mueven y nos inspiran.Todos tenemos unos valores que nos guían en la vida y hacen que esta tenga sentido y todos vivimos experiencias diariamente, que nos sirven para aprender qué nos hace felices y qué no. El juego de estos 3 poderes es nuestra fuerza vital, la clave está en llenar nuestra vida de experiencias que integren nuestros valores, nuestros sueños y nuestras fuentes de satisfacción.

A veces el entorno, la sociedad, los objetivos, la prisa, la presión, el dolor o las malas experiencias nos van alejando de nuestros valores y nuestros sueños, hasta el punto de que los perdemos de vista y dejamos de sentirlos, pero están ahí y duelen cuando no pueden ser realizados. En este estado de cosas, cuando le preguntas a una persona por sus sueños y valores muchas veces no sabe contestarte ,porque se ha desconectado de ellos, otras no quieren hacerlo porque le duele pensar en ellos y les frustra no haberlos hecho realidad. Por ello, utilizo esta herramienta de la autobiografía, pues a través de la narración de sus experiencias vitales tengo la oportunidad de indagar sobre sus valores y sus sueños y ayudarles a identificar en que experiencias estuvieron presentes y en cuales no.

De esta forma no hay que diseñar acciones nuevas, hacer cambios drásticos, plantearse objetivos superdefinidos, solo hace falta recordar con que experiencias hemos fluido en el pasado, que ingredientes tenían y prepararse para cocinarlas en el presente con los mismos ingredientes. Trabajamos siguiendo el enfoque apreciativo sobre lo que ya ha funcionado para hacerlo crecer. Esta perspectiva aporta mucha seguridad y confianza a la persona, además de grandes dosis de esperanza, optimismo y motivación.

A partir de aquí todo el proceso se centra en mejorar la calidad de las experiencias diarias, haciendo que en ellas estén presentes los sueños y valores identificados en la autobiografía. Nuestras experiencias dependen de la manera en la que utilizamos nuestra atención, y esta está dirigida por nuestros valores y nuestros sueños. Una vez tenemos estos bien definidos y focalizados, la misión se centra en entrenar y mantener a raya nuestra atención, y no permitir que se distraiga, manteniendo viva la imagen de la vida que queremos construir. Cualquier acción, decisión, proyecto, relación, situación, experiencia, etc., que no integre los valores y sueños identificados y los ingredientes que  generan experiencias de flujo, debe quedar fuera de nuestra atención y de nuestra vida.

A medida que vamos incorporando a ella los  ingredientes de nuestras mejores experiencias vamos experimentando mayor disfrute, mayor sentido. Así renovamos nuestra motivación para seguir incorporando nuevas conquistas y, poco a poco, sin darnos cuenta, estamos creando la vida que queremos y comenzamos a fluir con ella.

Autora: Mª Luisa de Miguel

Directora Escuela de Mentoring

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7 preguntas clave para descubrir si vives en tus valores

Ultimamente muchas personas acuden a mi como mentora para encontrar su pasión, su vocación, el trabajo que les emocione, les entusiasme, les apasione. No sé si es por tanto mensaje «descubre tu pasión» ,» haz lo que amas y no trabajarás ningún día de tu vida»…. , por la crisis de la mediana edad, o por que este mundo va tan de prisa que es fácil desorientarse.

La cuestión es que a veces esa búsqueda puede resultar bastante frustrante y no siempre podemos dedicarnos a lo que nos apasiona, por mucho que algunos te aseguren que son su «curso de milagros» lo vas a lograr. Quizás sea más fácil  desarrollar tu pasión en ámbitos diferentes del trabajo y tener un trabajo que te permita disfrutar de tu pasión. No sólo hay un camino en la vida, suele haber varias alternativas para lograr lo que se quiere y, a veces, el truco está en saber combinarlas, alinearlas o hacerlas confluir para llevar la vida que quieres o que te permite ser feliz, que al final es lo que cuenta.

Yo creo que lo más importante realmente es vivir una vida alineada con tus valores. Y dentro de esa vida, sin lugar a dudas el trabajo ocupa un lugar importante, con lo que quizás la pregunta sea más bien ¿en qué medida mi trabajo está alineado con mis valores? porque si no es así y, año tras año, continuas en él, sufrirás un desgaste tan grande, una pérdida de energía tan constante y un vacío de sentido tan fuerte, que al final estarás totalmente desmotivado e insatisfecho, sin fuerzas, sin ganas, exhausto emocional y mentalmente y sin capacidad de disfrute.

Suele ser en esos momentos de ya no poder más, de ir al trabajo como si fueras a hacer «trabajos forzosos», en los que ya nada te emociona, te sorprende o te interesa en los que, de repente, surge la necesidad de encontrar la pasión, cuando lo que de verdad debes buscar o reconectar con los valores que te hacen ser la persona que quieres. Esos que has ido olvidando, relegando, cediendo, bordeando, día tras día sin darte cuenta, y que te han llevado a desistir de existir, a desistir de ser en plenitud.

Si estás pasando un momento así en tu vida, te voy a recomendar, justo creo todo lo contrario a lo que se suele leer en el universo internauta: olvídate de la palabra cambio y, mucho más aún, de los cambios rápidos, bruscos, disruptivos o grandilocuentes, porque lo que necesitas no es un cambio, no es encontrar otra cosa, otro trabajo u otra vida, para huir de la que tienes y cambiarla por otra. Lo que necesitas es realizar una auditoria y actualización de tus valores, solo desde aquí lograras una transformación verdaderamente significativa que te aporte bienestar y satisfacción duradera y plena.

Vivir una vida plena es vivir una vida en consonancia con tus valores, pues son la fuente de nuestra voluntad motivada, y, por tanto, de nuestra energía, nuestra fe, nuestra confianza y nuestro entusiasmo. La clave es conocer cuales son en cada momento y alinearlos con nuestros objetivos personales, profesionales o sociales. Así como examinar si nuestro entorno y los sistemas en los que vivimos (familia, amistades, empresa, etc.) son coherentes, o no, con ellos y nos permiten vivirlos.

valores

Si este post ha despertado tu curiosidad, te ha inquietado, te ha hecho pensar, replantearte cosas, te ha estremecido, enmudecido, o te ha hecho escapar alguna lágrima, en definitiva, si ha tocado algo en ti, quizás te interesa responder a estos 7 bloques de preguntas, que te ayudaran a saber si tu trabajo, tu vida o tus relaciones te están permitiendo vivir según tus valores:

1.- ¿Estoy siendo la persona que realmente soy o verdaderamente quiero ser? ¿Lo que hago en mi vida, mi trabajo, mi entorno me permite aportar mi potencial, mi talento, mis fortalezas? ¿Me he convertido en alguien que no me gusta, no reconozco?

2.- ¿Siento que he logrado o estoy logrando lo que realmente quiero en la vida? ¿Tiene sentido para mí lo que hago, la vida que llevo? ¿Qué estoy aportando a mi entorno?

3.- ¿Mis relaciones personales, familiares me están permitiendo vivir según mis valores? ¿Tengo el tipo de relaciones que realmente encajan conmigo, me hacen crecer y florecer? ¿Están limitando mi crecimiento, mis aspiraciones o mis sueños? ¿Están llevándome a ser una persona que no soy o con la que no estoy gusto?

4.- ¿En mi día a día mis decisiones me hacen sentir satisfecho y pleno? ¿El trabajo que desarrollo me genera conflictos con frecuencia o fluyo en él? ¿Siento resistencias, desajustes, sin sentidos en mi trabajo?

5.- ¿Qué hay en mi trabajo o en mi vida que me da energía o me emociona? ¿Cuándo lo experimento? ¿Qué experimento cuales son mis emociones?

6.- ¿Que he aprendido en este año en mi trabajo o en mi vida? ¿Qué aprendizajes me permite mi trabajo o la vida que llevo? ¿Qué experiencias de aprendizaje he tenido y cómo han impactado en mi vida en estos años?

7.- ¿Qué momentos de diversión y disfrute he experimentado en el último mes en mi trabajo, mi vida, mi entorno?

Si las respuestas han movido algo más en ti, quizás sea el momento de replantearte cosas y empezar a trabajar en tus valores, en como incorporarlos a tu vida, a tu día a día, o cómo diseñarla para vivirla conforme a ellos. A veces no se trata de cambiar de vida, sino de cambiar la forma en que la vivimos. 

El valor de vivir en tus valores en un camino de transformación hacia la plenitud. ¿Quieres sentirlo? ¿Quieres vivirlo? En la Escuela de Mentoring podemos acompañarte para lograrlo.

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El Oráculo del Propósito Personal

Cada vez son más las voces que, desde diferentes ámbitos, nos hablan de la importancia del propósito personal como guía en nuestra vida, como base de nuestra realización y nuestra felicidad.

En la Escuela de Mentoring consideramos que el propósito es la fuente de nuestra motivación, el criterio último de nuestras decisiones, un ingrediente clave para el funcionamiento humano óptimo, un pilar de nuestra resiliencia, y el eje vertebrador de cualquier proceso de aprendizaje, cambio y desarrollo.

Queremos compartir contigo  una herramienta que hemos desarrollado en la Escuela de Mentoring con el objetivo de que descubras y conectes con tu propósito personal.

La herramienta se llama el “Oráculo del Propósito Personal” porque una vez la pongas en práctica encontraras en ella las respuestas a muchas de las preguntas e inquietudes que probablemente hoy te estes planteando, porque cada vez que la vuelvas a mirar te enviará poderosos mensajes para encarar el presente y el futuro, porque te llenará de fuerza y energía positiva, porque te hará sentir más acompañado que nunca y más parte del todo y te servirá de fuente de inspiración.

Te aportamos un modelo que puedes realizar en diferentes formatos.Te invitamos a que des rienda suelta a tu creatividad en cuanto al lugar en donde hacerlo, el material, soporte para realizarlo o el formato. Busca la forma más cómoda e inspiradora para ti. Puedes realizarlo solo o con otras personas si te resulta más fácil e inspirador. Puedes usar palabras, dibujos, imágenes, fotos y todo tipo de materiales que se te ocurran. La clave está en el objetivo de la herramienta: crear un oráculo para descubrir y conectarte a tu propósito personal, a través de tus referentes, tus fuentes de inspiración, tus héroes o heroínas. 

En el modelo hemos creado espacio para 7 nombres de personas, pero se trata de tu oráculo así que incluye a todas las que quieras. Para cada una de ellas piensa en que valores te transmiten, cuales son las fortalezas que admiras de ellas, qué acciones realizaron que recuerdas como significativas, cuales eran sus mantras (esas frases que parecían lemas de vida, principios por los que se guiaban y que resuenan en ti para guiarte también), que aprendiste de ellos y ellas, qué aprendizajes te dejaron. Y lo más importante cuál fue su legado para ti, qué hicieron o hacen que tu quieres continuar aportando al mundo.

Cuando termines de realizar todo el trabajo, que te invitamos a que lo conviertas en una experiencia gratificante, lúdica y de aprendizaje, contémplalo desde la distancia y formúlale preguntas al resultado, extrae reflexiones de la información, en todo ello se encuentran las claves para descubrir tu propósito. Deja que el oráculo te lo susurre. En la herramienta que te puedes descargar aquí te dejamos una guía de como hacerlo. Descargar Herramienta

Nos encantaría que nos enviaras fotos del resultado y nos dejaras tus comentarios sobre la experiencia. Puedes hacerlo a través de la web y de info@escueladementoring.com. Nos encantaría compartirlo para lanzar propósitos inspiradores de los que todos podamos nutrirnos.

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